Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Lempäälän Ampujat ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

 

LEMPÄÄLÄN AMPUJAT RY:N VIRALLISEN JÄSENREKISTERIN SEKÄ OPERATIIVISEEN TYOIMINTAAN LIITTYVÄN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TIETOSUOJASELOSTE


TIETOSUOJASELOSTE (11.3.2022 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1. Rekisterinpitäjä
Lempäälän Ampujat ry (jatkossa LeA)
Y-tunnus: 3026421-8

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Yhdistyksen hallitus, tietosuoja@lempaalanampujat.fi.
 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään LeA ry:n toiminnan johtamisen, kehittämisen ja ylläpitämisen mahdollistamiseksi.
 

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Suostumus, oikeutettu etu

Liittyessään yhdistykseen rekisteröity antaa suostumuksensa tietojensa tietosuojaselosteen mukaiselle käsittelylle. Osa rekisteriin kerättävistä tiedoista perustuu suoraan yhdistyslain (503/1989) 11 § asettamiin vaatimuksiin. Muut kerättävät tiedot tarvitaan rekisteröidyn jäsenyyden hoitamista, tiedottamista ja jäsenmaksulaskutusta varten.

Mikäli rekisteröity jäsenyytensä aikana toimii yhdistyksen johto- tai luottamustehtävissä (ottaa luottamustehtävän vastaan ja/tai tulee vaalissa valituksi) tai tulee ansioistaan palkituksi ja ottaa palkinnon vastaan, on rekisterinpitäjällä oikeutettu etu kirjata luottamustehtävät sekä palkitsemiset erilliseen luetteloon. Nämä oikeutetun edun piirissä olevat tiedot on eritelty kohdassa 10.
 

5. Käsiteltävät henkilötiedot

  • Täydellinen nimi (yhdistyslaki 503/1989 11§)
  • Osoitetiedot (kotipaikka, yhdistyslaki 503/1989 11§)
  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumerot)
  • Jäsenen syntymäaika (ikäluokkakohtaiset maksut ja kilpailusarjat)
  • Jäsenen sukupuoli (sukupuolikohtaiset kilpailusarjat)
  • Jäsenen huoltajien yhteystiedot (mikäli jäsen on alaikäinen)
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenen yhdistyshistoria, SuomiSport ID)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutustapa, laskutushistoria ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (lehtitilaustiedot yms.)
  • Kilpailuihin osallistumiseen ja seuran edustustamiseen liittyvät tiedot
  • Kokouksiin osallistumiseen liittyvät tiedot
  • Valokuvat, video- ja äänitallenteet (erillisellä suostumuksella)
  • Muut vastaavanlaiset tiedot

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, henkilötiedot ja jäsenyystiedot.


7. Tietolähde
Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään.

Yhteystietoja voidaan pyytää myös julkisesta numerotiedustelusta ja Suomen Ampumaurheiluliitolta, mikäli jäsen ei niitä itse ole ilmoittanut tai jos tiedot ovat vanhentuneet.
 

8. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja käsitellään pääsääntöisesti vain yhdistyksen sisällä.

Yhdistyksen toiminnan kannalta on kuitenkin välttämätöntä luovuttaa tiettyjä rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja yhdistyksen yhteistyötahoille:

  • Paino- ja postituskumppanit (laskujen ja painotuotteiden postitus)
  • Suomen Ampumaurheiluliitto (henkilö- ja yhteystiedot yhdistyksen sääntöjen mukaisesti)
  • Yhteystyöseurat (kilpailutoimintaan osallistuvien rekisteröityjen henkilö- ja yhteystiedot)
  • Ampumaratojen omistajat ja ylläpitäjät (radankäyttäjien yhteystiedot)
    • Suomen Puolustusvoimat (PV)
    • Satakunnan Lennosto (SATLSTO)
    • Tampereen Seudun Ampumaratayhdistys ry (TASERA)
    • Tampereen Kaupunki (Osmonkallion ampumaradan avaimenhaltijat)
    • Muut ampumaseurat / ampumaratayhdistykset (jäsenet, jotka käyttävät jonkun muun toimijan ratoja LeA:n ja ko. toimijan välisen sopimuksen mukaisesti)

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville yhteistyö- ja palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta parhaan kykymme mukaisesti.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.


9. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käsitellä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolella (mm. yleisesti käytetyt pilvipalvelualustat sekä sähköposti- ja pikaviestipalvelut).
 

10. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeen korkeintaan jäsenyyden päättymisvuoden loppuun + 2 vuotta. Poikkeuksen muodostavat kuitenkin viralliset asiakirjat, joista sopijaosapuolten, kokouksissa läsnäolleiden tai päätösten tekoon osallistuneiden nimiä ei saa poistaa tai joiden säilyttämiselle on jonkun lain asettama vaatimus, tai joiden säilyttämiselle rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu.

Lakeihin ja sopimuksiin perustuen tällaisia tietoja ovat mm.

  • Virallisten kokouksien kokouspöytäkirjat ja niiden osallistujaluettelot.
  • LeA:n ja jonkun toisen osapuolen välisen sitovan sopimuksen allekirjoittajien nimet.
  • Kirjanpitoon liittyvä aineisto (kuluva vuosi + 6 vuotta).
  • Muut edellä mainittujen kaltaiset dokumentit.

Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen tällaisia tietoja ovat mm:

  • Yhdistyksen johtoon kuuluneiden henkilöiden nimi, asema ja toimikausi (esim. Erkki Esimerkki, puheenjohtaja 1958-1960).
  • Ansioituneiden jäsenien palkitsemisluettelo (esim. Erkki Esimerkki, SAL Hopeinen Ansiomerkki 5.5.1962, kunniajäsen 5.5.1982).
  • Yhdistyksen tilaisuuksissa otetut valokuvat, joita ei poisteta automaattisesti, vaan ainoastaan rekisteröidyn pyynnöstä (esim. kilpailuissa otetut kuvat).
  • Kilpailuiden tulosluettelot, joita ei poisteta automaattisesti, vaan ainoastaan rekisteröidyn pyynnöstä.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

  • Oikeus saada tarkistaa henkilötietonsa (tietopyynnön kautta)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on selosteen, lakien tai asetusten vastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
  • Oikeus peruuttaa suostumus
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Mikäli henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hänen tulee olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.


12. Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
 

13. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilön valtuutus ja / tai asema LeA:n hallinnossa ja jäsenyys yhdistyksessä päättyy.


14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja hallinnollisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja parhaan kykymme mukaan koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. LeA käyttää toiminnassaan vain yleisesti luotettuja ohjelmisto- ja palvelutoimittajia.

Pääsy tietoihin on rajattu siten, että niihin on pääsy vain tietoja yhdistyksen toiminnassa tarvitsevilla henkilöillä ja tahoilla.

Jos kuitenkin kävisi niin, että tietomurron, tietojen oikeudettoman käytön tai muun rikollisen tai ohjeiden vastaisten toiminnan vuoksi tietoja joutuisi vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetäisiin luvattomiin tarkoituksiin.

Mikäli havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.